Org. Paramétrage et rapports
Ce poste est à situer au sein de la Commission Mixte Cameroun Nigéria. Le titulaire relève du responsable principal des affaires économiques et du gestionnaire du programme CNMC.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l'adjoint administratif FS-4 effectuera les tâches suivantes
Devoirs
Gestion des ressources humaines
Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l'administration des activités de ressources humaines de l'unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l'évaluation des performances, la révision de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
Participer à la sélection des candidats pour la Section ; évaluer et filtrer les candidatures de ces candidats, préparer les profils des candidats, mener des entretiens préliminaires et identifier des listes restreintes de candidats.
Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les devoirs et responsabilités.
Superviser la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants de la Section et suivre l’état des annonces de postes vacants en cours ; veiller à ce que les recommandations concernant les changements dans le statut contractuel du personnel soient conformes à la procédure et à la politique établies ; préparer les documents pour la promotion, l'indemnité de poste spéciale, la révision du niveau d'entrée et au sein des panels d'indemnités de note.
Budget et finances
Aider à la préparation et à l’examen des propositions financières et de ressources humaines et consolider le budget et le programme de travail en ce qui concerne le budget, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats de la section.
Consolider les données reçues des autres unités concernant les soumissions budgétaires ; aider à la préparation des exposés explicatifs et des tableaux concernant les estimations des coûts budgétaires, coordonner avec les autres sections toute clarification ou contribution supplémentaire requise pour la formulation du budget annuel de la section.
Examiner les dépenses et comparer avec le budget approuvé par la mission sur le terrain ; préparer les ajustements nécessaires. Assister le gestionnaire dans l'élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; coordonner avec d'autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation du rapport budgétaire.
Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget.
Surveiller l'intégrité de diverses bases de données financières et vérifier l'exactitude des données d'entrée, en garantissant la cohérence des données enregistrées.
Examiner les demandes de biens et de services pour garantir que les objets de dépense corrects ont été facturés et que les fonds sont disponibles.
Administration générale
Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, d'audit financier et de personnel pertinentes ; planifier des réunions et des rendez-vous ; tenir des dossiers d'instructions administratives et d'autres règles et règlements ; fournir des conseils et une formation à d’autres adjoints administratifs.
Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
Effectuer d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, planifier les déplacements opérationnels de l'unité/section ; enregistrement des présences et des congés ; les plans d'attribution de l'espace physique et l'identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes, aident à l'organisation et à la coordination de séminaires, de conférences et de traductions.
Guider, former et superviser le personnel de niveau plus junior.
Effectuer d'autres tâches selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme – Capacité et expérience dans un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Connaissance et application des systèmes des Nations Unies, du règlement du personnel. Capacité à gérer des processus, à conserver des enregistrements précis, à interpréter/analyser une grande variété de données et à identifier/résoudre les écarts de données et les problèmes d'activité. Haut degré d’engagement pour assurer la bonne utilisation des ressources financières de l’unité. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
Planification et organisation – Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Travail d'équipe – Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, les finances, les ressources humaines, l'administration des affaires ou la gestion du personnel est requis.
L'expérience professionnelle
Au moins 6 années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines ou dans d'autres domaines connexes sont requises.
Une expérience pratique des politiques et pratiques administratives/financières des Nations Unies est souhaitable.
Une expérience de l'utilisation d'un ERP (par exemple UMOJA) est souhaitable.
Langues
Le français et l'anglais sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit est requise.
Évaluation
L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'une discussion informelle pour déterminer l'adéquation au poste.
Avis spécial
Ce poste est temporairement disponible jusqu'au 30 juin 2024. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
Bien que cette affectation temporaire puisse offrir au candidat retenu l'opportunité d'acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est pour une durée limitée et n'a aucune incidence sur la fonction future du poste.
Sous réserve de la source de financement du poste, l'éligibilité à cette offre d'emploi temporaire peut être limitée aux candidats basés au lieu d'affectation.
Cette offre d'emploi temporaire peut être limitée aux « candidats internes » qui ont été recrutés par le biais d'un concours administré conformément à la règle 4.16 du Règlement du personnel ou d'un processus de sélection du personnel comprenant l'examen d'un organe central de contrôle établi conformément à la règle 4.15 du Règlement du personnel.
Les membres du personnel des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l’âge obligatoire de cessation de service ou de retraite pendant la durée de la période de besoin temporaire en cours ne peuvent pas postuler. Déposer une candidature ou une sélection pour le concours en cours
l’ouverture d’un emploi temporaire ne retarde ni n’augmente l’âge obligatoire de cessation de service.
Les retraités ayant dépassé l'âge obligatoire de séparation et qui souhaitent être pris en considération pour l'offre d'emploi temporaire actuelle doivent indiquer la raison de leur dernière séparation comme étant « retraite ». » Ces retraités ne peuvent pas être employés par l'Organisation, à moins que (a) les besoins opérationnels de l'Organisation ne puissent être satisfaits par des membres du personnel qualifiés et disponibles pour exercer les fonctions requises ; et (b) l'emploi proposé n'aurait pas d'effet négatif sur les possibilités d'évolution de carrière ou de redéploiement des autres membres du personnel et représente une solution à la fois rentable et opérationnellement rationnelle pour répondre aux besoins du service.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.un.org.
