Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro ». Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
Le PAM applique une tolérance zéro à l’égard de la discrimination et ne fait pas de discrimination sur la base du statut du VIH/sida ou de la situation liée au handicap.
Contexte
Le titulaire fournira en général un appui administratif à l’unité Supply Chain et à ce titre, l’Assistant de support travaillera sous étroite supervision du chef d’unité et de l’Associée. On attendra du Staff qu’il produise un travail structuré et précis en droite ligne avec les procédures et règlements du PAM. Qu’il accomplisse diverses tâches administratives courantes dans l’unité Supply Chain de sorte que les membres de l’équipe reçoivent l’appui dont ils ont besoin.
Responsabilités du poste
Sous la supervision générale du chef d’unité et sous la supervision directe de l’Associée à la Logistique. L’Assistant de support aura la charge de :
- Assister à l’évaluation des fournisseurs
- Assister à la mise à jour des longues listes et listes restreintes des fournisseurs
- Compiler et organiser les dossiers des fournisseurs reçus
- Etablir un chronogramme de visite des fournisseurs
- Effectuer les visites des fournisseurs conformément aux procédures du PAM
- Analyser les dossiers des fournisseurs visités
- Organiser la validation des listes restreintes au comité
- Assister le chargé des achats dans ses tâches essentielles au niveau de la passation des marchés, des achats des vivres et de leur suivi
- Assister à l’analyse des Appels d’offres
- Assister à l’organisation des comités de validation
- Mettre à jour la base de données pour tous les contrats Supply Chain afin d’en assurer un suivi rigoureux de sorte à pouvoir signaler à temps leur date d’expiration en vue de leur renouvellement en temps opportun.
- Aider à la vérification rigoureuse des facturations reçues de nos fournisseurs tenant compte des termes des contrats et aussi des coûts en vigueur. En cas de mauvaise facturation, aviser le superviseur afin de retourner la facture en attirant l’attention du fournisseur sur l’erreur commise et ce, systématiquement pour toutes les factures erronées
Expériences souhaitées
- Au moins 1 an d’expérience l’analyse des données (sur les marchandises, les fonds, les prestataires etc.) et de l’établissement de rapports.
- Expérience de l’évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
- Aptitude à utiliser du matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanneurs.
- Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d’aide à la gestion.
- Connaissance des progiciels standard de bureautique, comme Microsoft Word.
- Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
- Souci du détail pour déceler les anomalies dans les données.
- Aptitude à respecter les délais et à suivre des consignes claires.
Qualifications requises
- Éducation : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
- Langue : La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit. La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.
