Le PNUD recrute un assistant administratif.
Relevant du gestionnaire du bureau régional, l'adjoint administratif fournit un soutien administratif et logistique au bureau régional, y compris une assistance à ses unités de gestion (FU), au besoin. Il / elle entretient des relations de travail étroites avec les clients internes de la région ainsi qu'avec le personnel du PNUD et des agences des Nations Unies, et les unités compétentes du siège du programme VNU à des fins de soutien administratif et de coordination. Il / elle assume des tâches opérationnelles supplémentaires assignées par le responsable régional pour soutenir les intérêts du programme VNU dans la région sous la direction du cadre stratégique de l'organisation.
Devoirs et responsabilités
1. Fourniture de services de soutien financier, administratif et logistique
Fournir des services de soutien financier, administratif et opérationnel au bureau régional ;
Établir des charges à payer et maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s'assurer que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de frais de voyage sont dûment traitées ;
Conserver un système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers ;
Préparer la correspondance et les rapports de routine conformément aux procédures internes standard ;
Soutenir le directeur régional dans la préparation, la supervision et la maintenance du budget du RO, y compris les allocations aux unités de terrain (FU) et les voyages de surveillance des unités de terrain (FUMT) ;
Tenir à jour des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses. Préparer des rapports pilotés par le système selon les besoins :
Compiler une documentation de base, telle que des données statistiques sur la mobilisation des bénévoles, pour la région en tant que contribution aux exercices d'entreprise ;
Assistance pour les questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales, gestion de l'espace pour les événements spéciaux et autres questions administratives et logistiques ;
Tenir à jour et classer les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à faciliter la consultation et la récupération. Collecter et distribuer le courrier entrant et sortant et maintenir un suivi précis ;
Agir à titre de surveillant des congés pour le personnel du DS ;
Dans les cas où il n'y a pas d'unité de terrain VNU dans le pays où se trouve l'OR, soutenir le recrutement et les autres besoins administratifs des volontaires pour le pays donné.
2. Soutien aux achats, à la gestion des actifs et aux activités événementielles
Aider aux processus d'approvisionnement en préparant les demandes d'achat et en vérifiant leur exhaustivité et leur autorisation/support documentaire pour s'assurer que les spécifications, les dispositions budgétaires et toutes les autres exigences sont en ordre ; suivre et placer les reçus dans le système ERP après que les biens/services ont été reçus ou rendus ;
Soutenir le siège des VNU et les points focaux des actifs des bureaux régionaux et des bureaux de pays du PNUD sur la gestion des actifs, la collecte, la tenue et la consolidation des registres des actifs des VNU situés dans les bureaux régionaux et les unités de terrain pour garantir que les données du système ERP sont correctes ;
Agir en tant que point focal administratif et logistique pour l'organisation d'ateliers, de retraites et d'autres événements dirigés par le RO, y compris la budgétisation financière, l'identification des besoins d'approvisionnement et initier l'action d'approvisionnement.
3. Processus de gestion des voyages
Traiter les demandes de voyage dans le système ERP, conformément aux procédures pertinentes. Assurer la disponibilité du budget selon le plan comptable ainsi que le prix compétitif du fournisseur de voyage ;
Fournir des informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, l'itinéraire de voyage et les réservations d'hôtel. Prendre en charge les dispositions relatives à l'habilitation de sécurité si nécessaire ;
Traiter les autorisations de voyage - y compris les mesures de suivi en temps opportun sur les autorisations de sécurité - et les demandes de remboursement de voyage en temps opportun et conformément aux droits de voyage du personnel, des consultants, des participants aux réunions des OR, etc., en veillant à ce que les arrangements de voyage soient conformes aux règles du PNUD et réglementations et politiques de voyage connexes ;
Surveiller et suivre les demandes de voyage et les rapports de dépenses du personnel RO et FU dans le tableau de bord T&E et prendre des mesures correctives si nécessaire ;
Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs VNU, ainsi que les réservations d'hôtel et les demandes de permis de séjour et de carte d'identité diplomatique pour le personnel international. Traiter les demandes et les renouvellements de laissez-passer des Nations Unies pour le personnel des VNU.
Compétences et expérience requises
Éducation:
Éducation secondaire;
Une certification en administration, comptabilité ou finance est hautement souhaitable.
Vivre:
5 ans d'expérience pertinente en services de soutien administratif;
Alternativement, peut être accepté un baccalauréat en combinaison avec 2 ans d'expérience pertinente dans les services de soutien administratif ;
Maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et des progiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
La connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web est hautement souhaitable ;
Maîtrise de l'anglais et de la langue officielle des Nations Unies du bureau régional ;
La maîtrise d'une autre langue officielle de l'ONU est un atout.
Date limite de candidature : 11 juillet 2022.
