Save the Children recrute un Supply Chain Officer.
- Sous la supervision du : Supply Chain Coordinator
- Employés placés sous la supervision de ce poste: 3 Drivers
- Responsabilités Budgétaires : Aucune
Dimensions: Save the Children travaille depuis 2002 au Sénégal. Nous appuyons les enfants à travers des projets de développement delivrés directement ou à travers des partenaires. Nos programmes actuels sont focalisés sur la protection de l’enfant, l’éducation, la gouvernance du droit des enfants et la pauvreté de l’enfant. Save the Children travaille dans 9 régions et est basé dans plusieurs bureaux terrain au Senegal avec un effectif actuel d’environ 80 employés.
Responsabilités du poste
Stratégie et planification des achats et approvisionnements
- Donner du support aux équipes programmes dans l’élaboration et les mises à jour des plans d’approvisionnement.
- Effectuer la revue et la finalisation des plans d’approvisionnement des différents projets du Bureau, en début de subvention et/ou avant chaque nouvel exercice fiscal, en vue de leur validation technique par le Supply chain coordinator.
- Contribuer à l’élaboration du Plan d’approvisionnement Pays (Master Procurement Plan) et de la Stratégie contractuelle du pays (Sourcing Pipeline).
- Suivre la mise en œuvre des plans d’approvisionnement du Bureau, en collaboration avec les Chefs de Projets.
- Appuyer le processus de Sourcing (notamment pré-qualification des fournisseurs, établissement d’accords-cadres, développement de la base de données fournisseurs…).
Gestion des opérations d’achat et d’approvisionnement
- Réceptionner les demandes d’achat et s’assurer de leur exhaustivité et de leur clarté pour permettre que les biens et services achetés soient appropriés aux besoins et fournis dans les délais requis.
- Transférer et suivre les demandes d’achat devant être traitées par d’autres bureaux ou à l’international pour assurer leur traitement dans les délais requis.
- Assurer le traitement des demandes d’achat de biens et services – procédures de Cotation Unique et de Cotation Simple – conformément aux politiques et procédures de SCI et des donateurs en garantissant le meilleur rapport qualité-prix à travers des processus compétitifs et transparents.
- Effectuer le suivi des commandes de biens et services auprès des fournisseurs et planifier les livraisons conformément aux plans de distribution et en accord avec les programmes/départements demandeurs.
- Communiquer au Gestionnaire des stocks toutes les commandes émises (bons de commande et contrats) et toute modification apportée aux paramètres de livraison, en vue d’en faciliter la réception.
- Assurer la mise à jour régulière du Procurement Tracker.
- Contribuer à la gestion des processus de Sourcing du Bureau.
- Collaborer avec le supply chain coordinator dans la centralisation des données et l’optimisation de la Gestion des activités de Sourcing au niveau pays.
Supervision de la Gestion des Stocks et de la Distribution
- Superviser le responsable des stocks dans la bonne application des politiques, procédures et outils de SCI en matière de gestion des stocks.
- Veiller à l’entretien et à la sécurisation des espaces de stockage et des stocks ; à l’application des bonnes pratiques de gestion physique des stocks et de rangement, en fonction de la nature des produits stockés ; contrôler les dates de péremption pour les produits périssables.
- Editer les rapports de stocks sur une base régulière afin d’informer la hiérarchie, les programmes et/ou toute autre partie intéressée, notamment en cas de durée excessive de stockage, de date de péremption proche ou de clôture prochaine de subvention.
- Planifier avec le responsable des stocks et superviser les inventaires périodiques de stocks, selon les procédures en vigueur.
- Planifier et organiser les distributions et les moyens de transport et de manutention nécessaires, en accord avec les équipes programmes et les bénéficiaires et selon les plans de distribution.
Supervision de la gestion de la Flotte Automobile
- Superviser le responsable de la Flotte Automobile pour contribuer à une bonne implémentation des programmes, en veillant à assurer une bonne application des politiques, procédures et outils de SCI en la matière.
- Superviser la bonne exécution des contrats de location de véhicules.
- Analyser les carnets de bord des véhicules (log books) et les fiches de prises carburant, sur une base régulière afin de s’assurer de la qualité des données (exhaustivité, fiabilité…) et assurer un bon suivi des performances.
- Assurer une supervision avec l’appui du responsable de la gestion de la flotte, de l’entretien des véhicules, de la recharge et l’utilisation des cartes de carburant et cartes de péage, de la conformité de la documentation administrative.
- Planifier et suivre les maintenances préventives et curatives des véhicules.
- Organiser régulièrement des séances de rappels et de sensibilisation sur les notions de sécurité routière, de bon usage et d’entretien des véhicules, de Safeguarding, etc.
- Assurer une bonne sécurisation des véhicules ainsi que de la documentation, des accessoires et matériels afférents (clefs, cartes de carburant kits de secours, pièces détachées, etc.).
Supervision de la gestion des Assets
- Collaborer avec le Point Focal pays de la Gestion des Assets dans la centralisation des données et l’optimisation de la Gestion des Assets au niveau pays, notamment à travers une communication permanente sur toutes les questions liées à l’acquisition, aux mouvements et à la cession des assets, pour assurer une mise à jour en temps réel du Registre des Assets
- Donner du support au Point Focal pays de la Gestion des Assets dans la gestion des inventaires périodiques des assets, selon les procédures en vigueur.
- Donner du support au Point Focal pays de la Gestion des Assets dans la mise en œuvre des processus de cession des assets (donations, ventes, destructions)..
Supervision d’équipe et Renforcement des capacités
- Superviser les staffs sous sa responsabilité en assurant une bonne application des politiques et règles de management des ressources humaines en vigueur au sein de l’organisation, notamment à travers : l’induction des nouveaux staffs, la fixation des objectifs, la validation des timesheets, la planification des congés, l’évaluation des performances, etc.
- Développer son équipe à travers la réalisation de revues de performances régulières et le renforcement de leurs capacités pour garantir l’atteinte des objectifs du département Supply Chain et l’épanouissement professionnel de l’équipe.
Rapportage et Gestion de la Performance
- Compiler les rapports des différents Drivers et élaborer les rapports mensuels en matière de Gestion de la Flotte Automobile : Fleet Performance Tracker, Fuel Tracker…
- Editer le rapport mensuel des Stocks – Current Stock Report – en mettant en évidence l’âge des stocks et les stocks dont les subventions (SoF) arrivent à leur fin.
- Compiler toutes les données nécessaires au calcul des performances en matière d’approvisionnement en veillant à la qualité des données (Procurement Tracker, Other Departments Spends…).
- Elaborer le rapport mensuel Supply Chain du Bureau ainsi que tout autre rapport d’activités ou de performances, en lien avec les indicateurs clés de performance (KPI) ou d’autres objectifs prédéfinis.
- Analyser les données et les performances Supply Chain au regard des Indicateurs Clés de Performance et autres objectifs prédéfinis et élaborer le cas échéant, des recommandations et un plan d’actions pour améliorer l’efficacité du Supply Chain.
Gouvernance
- Promouvoir et assurer la conformité à nos Politiques, Procédures et normes de qualité en matière d’approvisionnement.
- Mettre en œuvre et assurer la conformité à notre politique d’approvisionnement, à notre manuel d’approvisionnement et aux procédures d’approvisionnement établies.
- Vulgariser la politique de Tolérance Zéro à l’égard de la fraude.
Responsabilités SafeGuarding (SG) :
- Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
- Connaitre la politique SG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique ;
- Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
- Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de SG ;
- Connaitre et respecter les procédures locales ;
- Veiller au bien-être de l’enfant ;
Qualifications et expérience
- Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 2/3 dans le domaine de la Logistique, du Supply Chain Management ou tout autre domaine connexe ou équivalent.
- Minimum 3 ans d’expérience dans la gestion des activités Supply Chain, en ONG internationale ou Nations Unies
- Expériences pratiques en achats/approvisionnement, en gestion des stocks et de la distribution, en gestion de flotte automobile et en gestion des assets, dans le contexte des ONG et avec une bonne connaissance des règles des bailleurs de fonds internationaux
- Familiarité avec l’outil informatique avec une bonne maîtrise du pack Office
- Bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral
- Très bonne expression orale et Excellentes capacités rédactionnelles en Français
- Capacité à prioriser les tâches
- Apte à travailler dans des conditions de stress permanent
- Bonnes compétences organisationnelles et analytiques
- Bonnes qualités managériales, aptitudes à diriger une équipe, ouverture au travail d’équipe
- Très sociable avec contact facile.
Désirable
- Certification en Achats/Approvisionnements ou Logistique/Supply Chain humanitaire
- Expérience des achats avec des bailleurs de fonds exigeants (Fonds Mondial, USAID, UE, etc.)
- Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels
- Expérience en supervision d’équipe
Date limite : 04 Octobre 2022.
