Recrutement d’un (e) (01) Assistant (e) Administratif (ve) Réceptionniste

L’objet du poste d’Assistant Admin/ réceptionniste est d’assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions administratives.

Responsabilités générales :

(1)  Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC ;

(2)  Assiste dans la mise en œuvre des fonctions administratives ;

(3)  Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités admin sur demande du superviseur ou de la direction ;

(4)  S’assure de l’archivage correct des documents ;

(5)  Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions administratives.

Responsabilités spécifiques:

·         Réceptionner et envoyer les courriers en respectant le système d’enregistrement mis en place ;

·         Classer, de façon logique et structurée, toutes les correspondances et autres documents administratifs ;

·         Réceptionner les appels entrants et faciliter la transmission des appels téléphoniques ;

·         Aider dans la rédaction des rapports de réunion ;

·         Assister l’officier Administratif pour toutes autres tâches ;

·         Maintenir un calendrier de réservations de salles des réunions et organise des ateliers internes pour le bureau régional et pour le personnel de la région (mise en place de la salle de réunion, pauses café, déjeuners, réservations d’hôtel, etc.) ;

·         Assurer le suivi administratif du personnel international (vacances, congés de circonstance, …) ;

·         Mettre à jour la base de données ;

·         Participer à l’organisation de l’accueil et les pots de départs des collègues ;

·         Appuyer les autres bases pour les questions administratives liées à Bamako ;

·         Assister l’Officier dans la Gestion de l’obtention des visas et carte de séjour (préparation des lettres d’invitation et autres documents, gestion de l’accompagnement des visiteurs au service de l’immigration) ;

·         Assister l’officier admin pour les réservations de Vol ;

·         Préparer les paiements des hébergements et organisation des ateliers ;

·         Remplir mensuellement le tableau de suivi des différentes factures ;

·         Aider l’officier Admin à la gestion de guest-house ;

·         Assurer le suivi des factures des couts récurrents du bureau de la coordination (loyers, EDM, SOMAGEP, Orange, etc.) et des bases si nécessaire ;

·         Responsable de faire le suivi des contrats qu’il administre dans le cadre de ses fonctions.

·         Assurer l’archivage des ordres de missions, bordereau d’envoi et demande d’achat ;

·         Archiver les rapports UNHAs, Echo, contrats Guest House, résidence, bureau et tous documents liés à l’admin ;

·         Aider pour les travaux de secrétariat (impression, reliure, scan).

•        Bac +2 Minimum en Gestion, RH ou autres domaines équivalent ;

•        Expérience professionnelle en tant qu’Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte: 

•        Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;

•        Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;

•        Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype et internet ;

•        Apte à communiquer de façon respectueuse et impactante ;

•        Anglais un atout.

Pour postuler :

La soumission de votre candidature se fait à travers un lien et nécessite le CV détaillé et la lettre de motivation adressée à Madame la Directrice Pays NRC Mali et ayant comme objet « Assistant (e) Administratif (ve) Réceptionniste basé (e) à Bamako ».

Les candidats sont appeler à postuler au plus tard le 29 Mai 2022 avant 17H30 à travers le lien ci-dessous (Ctrl + Clic): Administration Assistant NRC Bamako

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Si vous n’êtes pas satisfait du SERVICE et/ ou du COMPORTEMENT du personnel de NRC et/ ou de toute personne qui agit en son nom, vous pouvez :

·         Appeler les lignes téléphoniques du mécanisme d’écoute et d’information des communautés (MEIC) du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00) aux numéros suivants :

·         Numéros verts gratuits : 80 00 22 30 et 80 00 22 31.

·         Autre numéro : 70 76 47 80.

·         Remplir un formulaire de plainte ou feedback et le placer dans la boite à plaintes et feedbacks dans les différents bureaux de NRC.

·         Parler avec le personnel du Mécanisme du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00)

Enregistrer et envoyer une plainte ou un commentaire en cliquant sur ce lien:  https://ee.humanitarianresponse.info/x/TEh3q04P