Responsabilités
L’ONG recherche un agent de comptabilité et d’administration, pour gérer les activités du bureau à Bamako.
Ces responsabilités pourront inclure les éléments suivants sans s’y limiter:
- Assurer le respect des Politiques et Procedures administratives et toutes autres obligations statutaires du bureau L’ ONG au Mali ;
- Effectuer les paiements et préparer les récipissés pour les virements, avances et paiements en espèces ou cheques, des personnel de L’ ONG ou partenaires ;
- Enregistrer les transactions quotidiennes et réconciler le livre de caisse et les autres livres de comptabilité du système Financier ;
- Maintenir un système de classement pour tous les entrées financières ;
- Preparer les livres de caisse et de comptabilité tous les mois et les somettres au Coordinateur Pays pour validatin et transmission ;
- Preparer les prévisions de tresorie du mois suivant ainsi que les demandes de CASH en etroite collaboration avec l’équipe pour soumission a validation au Coordinateur Pays
- Utiliser QuickBook comme outil de gestion financiere conformement aux politiques et procedures de CHAI,inc ;
- Surveiller les relevés de compte bancaire pour s’assurer que les fonds soient toujours disponibles sur place ;
- Maintenir le contrôle sur les espèces et la verification des pieces fournies commes justificatives des depenses ou avances ;
- Suivre les procédures internes/externes du siège et de l’audit annuel ;
- Préparer les journaux pour les ajustements ;
- Assurer la communication avec L’ ONG Accounting pour le suivi et la finalisation des états mensuels ;
- Assurer la formation du staff pour tous les aspects administratifs et comptables. ;
- Assurer l’achat mensuel des besoins du bureau (fourniture, nécessaires pour la cuisine et nettoyages)
- Assurer les démarches administratives du bureau à l’interne et l’externe ;
- Aider à l’organisation logistique des réunions, des mouvemenents des chauffeurs, et autres évènements ;
- Coordonner l’achat et l’entretien des materiels et équipements du bureau ;
- Faire toutes les démarches nécessaires pour les visiteurs, y compris les réservations d’hôtels, d’avion, les visas et les autres préparatifs de voyage ;
- Repondre aux appels, gerer les courriers et acceuillir/assister les visiteurs
- Surveiller et maintenir une bonne apparence générale du bureau y compris la gestion logistique du nettoyage.
- Assister avec l’acceuil et l’intégration des nouveaux employés ;
- Assurer le classement correct des documents (versions papiers et numériques) relatifs aux ressources humaines, administratives et de gestion du bureau ;
- Répondre aux demandes générales d’information des employés
- Autres tâches assignées par le directeur regional.
Profil recherché
- Master, ou licence en Comptabilité et/ou administration avec au moins 2 années d’expérience professionnelles pertinentes ;
- Expériences en Comptabilité et administration de bureau d’Organisation, Association ou de Business
- D’excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion administrative et comptable.
- Une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités et gérer sous pression ;
- Expérience en organisation à but non lucratif souhaitée
- Capacité de travailler efficacement en autonomie dans un environnement dynamique et de gérer les tâches multiples en même temps
- Motivé et capable de travailler de manière indépendante et en équipe
- Solides compétences en informatique (MS Word, Excel et Outlook)
- Excellent en communication orale et écrite en Français, Un niveau d’anglais moyen au moins.
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